Étude de cas: efficacité des réunions

Situation

Les réunions dans une institution financière sont devenues longues et ennuyantes. Les participants sentent qu'ils perdent leur temps et en retirent peu de valeur. Ils assistent car c'est obligatoire mais deviennent de plus en plus réticents à le faire.

Intervention

Identification des problèmes les plus importants:

• Manque de préparation de la part des organisateurs des réunions
• Peu d'engagement de la part des responsables
• Les réunions sont chaotiques et manquent de rigueur

Changements amenés:

• Encadrement des responsables de réunions afin de les préparer correctement et d'effectuer un suivi adéquat
• Les responsables ont accepté de changer leur conduite: arrivée à temps, éteindre les Blackberries, ouverture à être mis au défi, meilleure écoute
• Diminution de la fréquence des réunions
• Moins de participants aux réunions. Seules les personnes qui contribuaient à la réunion devaient être présentes. Les autres invités devaient simplement annoncer qu'il avaient pris connaissance des informations, sans nécessairement assister à la réunion.

Résultat

Il y a eu diminution de la fréquence des réunions, ce qui permettait à plusieurs personnes de passer plus de temps sur leurs projets. Ceci diminuait le stress des employés et e nombre d'heures de travail pour la plupart des gens. La durée des réunion a été réduite et plus de gens participaient car elles étaient efficaces et offraient beaucoup de valeur. Le moral de l'équipe s'est amélioré car tous se sentaient écoutés et leurs commentaires étaient respectés et bien souvent appliqués.