L'étiquette du courriel

Pour les membres de la « vieille » génération, comme moi, le courriel est toujours le canal de communication de prédilection sur Internet. Il l'emporte sur la messagerie instantanée (IM), les forums et les plateformes de médias sociaux. Pourtant, il existe de nombreuses règles de base de l'étiquette du courriel qui sont ignorées (ou inconnues) par nous, vieux schnoques, ainsi que par les membres de la génération numérique.

Quelques incidents récents sont à l'origine de ce bulletin, tant dans le milieu professionnel que personnel. Ainsi, afin d'améliorer la qualité globale des communications par courriel, voici quelques conseils à retenir lors de leur envoi.

Utilisez des phrases complètes. Je soupçonne que c'est la raison pour laquelle la jeune génération n'aime pas les courriels. C'est beaucoup plus facile de s'en tirer avec « Ké c kan kon 10cut. » (en supposant que c'est à cela que ça ressemble maintenant) sur une plateforme IM que dans un courriel. Le courriel exige des phrases complètes, ce qui le rend plus long et plus difficile à écrire.

Caractères de ponctuation. Utilisez le point, les majuscules, la virgule et autres signes de ponctuation, le cas échéant. Il est très difficile pour un lecteur de déchiffrer votre message lorsqu'il ne comporte qu'une litanie de mots, sans phrases à proprement parler.

Utilisez des paragraphes : en écriture, les paragraphes sont utilisés pour séparer des idées différentes. Ce n'est pas différent dans un courriel. Cela le rend plus facile à lire et à comprendre votre message.

Ne répondez pas lorsque vous êtes bouleversé : parfois, vous recevrez un message qui vous met hors de vous. Au lieu de répondre immédiatement, prenez le temps de vous calme avant de rédiger votre réponse. Vous ne le regretterez pas.

NE CRIEZ PAS !! Écrire des mots en majuscules équivaut à crier et c'est considéré comme très impoli. Si vous voulez faire ressortir des portions spécifiques de votre message, utilisez l'italique ou le gras par le biais des options de formatage de votre programme de courriel. Sinon utilisez des *astérisques* ou _du_soulignement_ pour indiquer l'emphase. C'est moins agressif et réduit la probabilité que votre message soit mal interprété.

Répondez aux bonnes personnes : lorsque vous répondez à un message, n'envoyez pas une copie à chaque personne qui a reçu le message d'origine. Surtout si votre réponse, dit simplement : « Je suis d'accord. » Dans certains cas, il pourrait être de mise de le faire, mais la plupart du temps ce n'est pas le cas. Faites particulièrement attention aux courriels que vous envoyez à une liste de diffusion.

Ne transmettez pas de chaînes de lettres : une chaîne de lettres est une qui dit « S'il vous plaît envoyez ceci à 21 de vos meilleurs amis. Dès demain, il ne vous restera plus que 3 meilleurs amis. » Les raisons de cela sont nombreuses. D'une part, c'est très coûteux en termes de ressources. Si vous recevez un tel message et l'envoyez à 21 personnes, qui l'envoient à 21 autres, cela fait plus de 400 messages. Si vous adhérez à la théorie des six degrés de séparation, alors au moment où le sixième degré est atteint, vous avez déjà généré 85,766,121 messages ! En outre, bon nombre des messages de ce genre sont en fait des canulars. Enfin, il est assez facile d'intégrer un virus dans les messages électroniques et d'infecter un ordinateur si vous ou la personne qui reçoit le message n'utilisez pas un bon logiciel anti-virus.

Masquez les adresses courriel : si vous ressentez le besoin de transmettre des chaînes de lettres ou des blagues, prenez le temps de cacher les adresses courriel de vos destinataires. Vous pouvez le faire en utilisant la ligne « Cci : » pour insérer les adresses au lieu d'utiliser la ligne « À : » Pourquoi est-ce important? Parce que si vous les transmettez, alors vos amis peuvent le faire également. C'est donc 85 millions d'adresses courriel dans la nature. Si un polluposteur met la main sur cette liste, imaginez les possibilités. C'est une bonne façon de devenir la cible des polluposteurs.

Le test du face-à-face : une fois un message envoyé, vous n'avez aucun contrôle sur ce qui se passe ensuite. Donc, avant de l'envoyer, demandez-vous : est-ce que je dirais cela en face à face? Si oui, envoyez-le, sinon, reconsidérez cette option.

Décrochez votre téléphone : le courriel n'est pas le moyen approprié pour mener des conversations. En fait, dans ce cas. Je crois que la messagerie instantanée est préférable. Si vous essayez d'avoir une conversation, surtout si elle est importante, laissez tomber le courrier électronique et l'ordinateur : décrochez le téléphone et appelez.

Le courrier électronique est encore un formidable outil de communication, mais il n'est pas indiqué dans toutes les situations. Pourtant, même quand il est l'outil approprié à utiliser, s'il est mal utilisé, il peut causer plus de tort que de bien. J'espère que ces quelques conseils aideront à réduire ce risque.

© 2009 Laurent Duperval, tous droits réservés